ES NECESARIO HACER UNA CORRECTA MIGRACIÓN DE DATOS CUANDO CAMBIAS DE TU ANTIGUO PROGRAMA A UN NUEVO ERP
Cuando se trata de trasladar datos desde un programa antiguo hacia un nuevo y moderno ERP, la tarea puede parecer abrumadora.
Sin embargo, con una planificación meticulosa y las estrategias adecuadas, este proceso puede realizarse de manera efectiva, minimizando los riesgos y maximizando los beneficios.
En este artículo, exploraremos cómo llevar a cabo esta transición de forma exitosa, optimizando el proceso para obtener resultados óptimos.
1 – EVALUACIÓN DE DATOS 🔍
✅ Antes de iniciar la migración, es crucial realizar una evaluación exhaustiva de los datos existentes en el sistema antiguo.
Debemos de identificar qué datos son críticos para el funcionamiento diario del negocio. Esta evaluación ayudará a determinar qué datos deben ser migrados al nuevo ERP y cuáles pueden ser descartados.
En el 70% de los casos se traspasan los datos maestros (artículos, familias, clientes, proveedores,…), vencimientos pendientes de cobro y toda la contabilidad desde el último cierre contable.
«Se deben de traspasar aquellos datos que el cliente considere imprescindibles para poder trabajar con normalidad en el nuevo ERP.»
2 – PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 🗓️
Una vez que se ha realizado la evaluación de los datos, es hora de elaborar un plan de migración.
Este plan debe incluir un cronograma claro con fechas límite específicas, asignación de responsabilidades a los miembros del equipo y un presupuesto adecuado para el proyecto, pues el coste del traspaso dependerá de la cantidad de datos a traspasar.
✅ Un plan bien organizado garantizará que la migración de datos del antiguo programa al nuevo ERP se realice de manera organizada y eficiente, consiguiendo así que el negocio no se vea interrumpido en ningún momento.
3 – LIMPIEZA Y NORMALIZADO DE DATOS 🧹
Antes de migrar los datos al nuevo ERP, es esencial realizar una limpieza y normalización exhaustiva de los mismos. Esto implica corregir errores, eliminar duplicados y estandarizar formatos para garantizar la integridad y la coherencia de los datos, tal y como los necesita el ERP.
✅ La limpieza de datos previa reducirá significativamente los problemas en la importación nuevo, mejorando la precisión y la fiabilidad de la información.
Habitualmente todos estos datos se limpiarán y estandarizarán en hojas de Excel, siguiendo las plantillas estándar establecidas por el nuevo ERP.
4 – MIGRACIÓN ⚙️
La migración se hará de forma progresiva, importando las plantillas de Excel preparadas en el nuevo ERP, empezando por los datos maestros y continuando con el resto de datos.
✅ Si durante el proceso de migración, surge algún error, el equipo técnico encargado de realizar la migración, analizará el error y lo subsanará, para poder volver a realizar la importación con éxito.
Si surge algún error ocasionada por unos datos mal obtenidos del programa antiguo, se le trasladarán al cliente, con una explicación detallada, para que sean corregidos a la mayor brevedad y evitar así que el planning se vea alterado.
5 – FASE DE PRUEBAS 🧪
✅ Durante el proceso de migración de datos, es fundamental realizar pruebas rigurosas para verificar la integridad y la precisión de la información en el nuevo ERP.
Esto incluye pruebas de carga para evaluar el rendimiento del sistema bajo condiciones de uso simuladas y pruebas de integración para garantizar que todos los datos se hayan transferido correctamente y que las diferentes áreas del negocio puedan trabajar con normalidad.
6 – FORMACIÓN DEL PERSONAL 👨🎓
Una vez que la migración de datos se ha completado con éxito, es esencial realizar una formación al personal sobre el uso del nuevo ERP.
Esto garantizará que los empleados puedan aprovechar al máximo las capacidades del sistema y realizar sus tareas de manera eficiente.
✅ Una buena formación al personal es esencial para maximizar el retorno de inversión en el nuevo ERP y asegurar una transición fluida.
«La migración de datos a un nuevo ERP puede parecer un proceso complicado, pero con la planificación adecuada y las estrategias correctas, puede llevarse a cabo de manera fácil y efectiva»
Siguiendo los pasos mencionados anteriormente, las empresas pueden minimizar los riesgos y maximizar los beneficios de la transición hacia un sistema más moderno y eficiente.
