LA FORMACIÓN ES UN PUNTO CLAVE EN EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP
Cuando se plantea el cambio de ERP en cualquier negocio, un punto clave del proceso de implantación es la formación.
El diseño de un plan de formación personalizado es un paso esencial en el proceso de preparación de los empleados para trabajar con el nuevo ERP de gestión.
Aquí vamos a detallar 4 puntos clave para crear un plan de formación efectivo:
1 – FORMACIÓN ADAPTADA A LA LÓGICA DEL NEGOCIO 📚
❌ El plan de formación no debe de ser genérico, cómo si estuviéramos leyendo un manual. No se puede plantear la misma formación para negocios de diferentes sectores, ya que tienen necesidades diferentes. La formación debe de estar adaptada a cada negocio, en función de su lógica de negocio y necesidades concretas.
✅ La forma ideal de diseñar un plan de formación efectivo es definir las tareas esenciales que se realizan en el negocio cada día y explicar de forma clara y con ejemplos, cómo se realizan todas estas tareas en el nuevo ERP.
El resto de tareas necesarias, pero secundarias, se explicarán en sesiones posteriores de la formación, para que también se puedan realizar de forma efectiva, pero evitando que nos perdamos en estos detalles en las primeras sesiones de formación.
«De esta forma, los nuevo usuarios del ERP verán un reflejo real de cómo hacer eso en su día a día y con sus propios datos. Conseguiremos que la formación sea muy efectiva y muy enfocada en dicho negocio y sus usuarios tendrán una aceptación muy alta.»
2 – PERSONALIZACIÓN SEGÚN ROLES Y RESPONABILIDADES 👨💼
✅ Un aspecto muy importante de la formación, es dividir las sesiones por roles o responsabilidades.
No vamos a incluir en la formación de contabilidad a un responsable de almacén, ni viceversa, no vamos a incluir al responsable de contabilidad en una sesión de recepción de mercancía.
A cada rol de usuario se le dará una formación específica y enfocada en sus tareas diarias, para que las desempeñe con la mayor efectividad con el nuevo sistema ERP.
Lo ideal es formar únicamente a los responsables de cada área, que ellos conozcan cómo hacer todas las tareas de su departamento de forma clara, y que ellos posteriormente definan un protocolo de formación dentro de su área para formar así a las personas de su departamento.
❌ Con esto evitamos llenar una sala con muchas personas con diferentes niveles formativos y que cubren partes muy diferentes dentro de la empresa. Pues esto lo único que provocará será interrupciones constantes en la formación y pérdida de foco en las tareas de cada uno.
3 – PROGRAMACIÓN Y DURACIÓN ADECUADAS ⏱️
La duración de la formación es muy importante. Se deben de plantear diferentes sesiones formativas y especificar claramente que se explicará en cada una de ellas y a quien irá dirigida.
❌ El tiempo de duración no será mayor a 2h, porque a partir de ese tiempo, es casi imposible absorber y retener más nuevos conocimientos por parte de los asistentes a la formación.
Es mejor, dar varias sesiones formativas y que así los nuevos usuarios del ERP, puedan asimilar conceptos y ponerlos ya en práctica, porque les surgirán dudas que habrá que ir resolviendo antes de avanzar en la siguiente formación.
✅ El sistema ideal es una formación enfocada en unas necesidades concretas de un máximo de 2h, de forma que permita asimilar conceptos, resolver dudas y avanzar
4 – EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN ✍🏻
Un buen punto a tener en cuenta sería realizar una evaluación posterior de la formación, enfrentando a los nuevos usuarios delante del ERP y pidiéndoles que hagan una tarea concreta de las que se han visto en las sesiones de formación.
✅ Si el usuario es capaz de hacer con soltura casi todas las tareas, la formación ha sido un éxito, ya que ha conseguido el objetivo de capacitar a los nuevos usuarios del ERP.
❌ En el caso de que el usuario no sea capaz de realizar casi ninguna de las tareas, tenemos que analizar que ha fallado de la formación, porque está claro que no ha conseguido el objetivo de capacitar a los nuevos usuarios.
👌🏻 En conclusión, diseñar un plan de formación personalizado es fundamental para preparar a los empleados para trabajar de manera efectiva con un nuevo ERP de gestión.
Al identificar las necesidades de formación, establecer objetivos claros, establecer una duración máxima de 2h y personalizar según roles y responsabilidades, las empresas pueden garantizar que sus empleados adquieran las habilidades necesarias para aprovechar al máximo el potencial del ERP.
🔔 Si tu empresa está pensando en cambiar su programa actual por un nuevo ERP, es imprescindible que tenga en cuenta diseñar un buen plan de formación.
Con nuestra experiencia y conocimientos, podemos ayudarte en el cambio de ERP, realizando un proceso de cambio efectivo y con una formación enfocada en las necesidades importantes de tu negocio.
