Gestión de órdenes de trabajo en un ERP

GESTIÓN DE ORDENES DE TRABAJO

🏢 Existen empresas de servicios que debido a su sector o línea de negocio, necesitan ofrecer a sus clientes un servicio técnico 🛠, y este tipo de servicio requiere de unos controles adicionales, diferentes a los de un negocio básico que únicamente compra y vende productos.

🔍 Estos controles adicionales que se necesitan controlar durante la ejecución del servicio, son la mano de obra y los materiales utilizados 🤚📦.

Por tanto, vamos a detallar el flujo de trabajo que habitualmente tiene una empresa que ofrece servicios de reparación:

  1. 🔴 RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD DE SERVICIO
    El servicio puede ser solicitado a la empresa por múltiples canales (presencial, teléfono, email, WhatsApp, página web, …) ➡🔊, una vez recepcionado el servicio y anotadas las necesidades del cliente 📝, la empresa debe de catalogar el servicio en la línea de negocio que le corresponda y asignarla al técnico en cuestión para que lo lleve en su planning de trabajo de servicios pendientes 🛎🗓.

  2. 🟠 REPARACIÓN Y IMPUTACIÓN DE HORAS Y MATERIALES
    El siguiente paso que se sigue en el flujo del servicio es que el técnico reciba el trabajo a realizar. Este técnico puede recibir la solicitud del nuevo trabajo por diferentes vías:
    • 📑 Papel: Este es el método tradicional de imprimir 🖨 la orden de trabajo en papel y llevar su lista de trabajos en una carpeta o archivador 🗂 y cada uno de los clientes se lo irán firmando tras la realización de los servicios 👨‍🔧✒✅, anotando ahí mismo en algún recuadro especial el tiempo y materiales usados para la intervención, para posteriormente entregar dichos documentos en la oficina 📝➡🏢 y así permitir su posterior facturación 🧾.
    • 📱 App: Este método es más novedoso 🕶🎆 y permite trabajar sin ningún papel, pues el técnico recibirá instantáneamente en su App la nueva orden de trabajo con todos los datos del servicio a realizar, así como su localización 📲📃📍. Una vez finalizado el servicio, el técnico podrá imputar directamente en la App las horas de trabajo y materiales utilizados, así como documentación adicional , agilizando así la gestión del servicio y su facturación, pues la información estará actualizada en tiempo real y su facturación podrá ser instantánea 🚀✅. El cliente podrá firmar también el servicio en la misma App.
    • 📩 Envío URL: Este es un sistema de recepción del servicio a través de e-mail, con una URL específica y única para ese servicio. De esta forma, se podrá realizar todo de forma digital también sin papel y sin necesidad de tener ninguna App específica 📝🤖. Al hacer click sobre la URL se abrirá el navegador web 👇🌎 y se mostrará toda la información del servicio y nos permitirá imputar horas y materiales también, así como echar una foto a cualquier documento adjunto que tengamos en papel y que ayude a complementar la información del servicio realizado 😉. Agilizará también la facturación, pues la información quedará introducida en tiempo real 📱

    ♻🪛 En el caso que se requiera de una sustitución de piezas durante la reparación y alguna de esas piezas esté en garantía, esto requerirá de un servicio de RMA, que permitirá llevar la gestión de la devolución de la pieza al proveedor y su posterior resolución.

  3. 🟢 FINALIZACIÓN Y FACTURACIÓN DEL SERVICIO👌🏳✅ Una vez finalizado el servicio, tendremos en la orden de trabajo registrada la mano de obra y materiales, con lo que serán tan sencillo como darle a un botón y generar albarán/factura de dicho servicio y enviarlo por email al cliente 👉🧾📨.


CONCLUSIÓN

📣🚨😁 Como hemos podido ver, en el caso de usar la App o el sistema de envío de URL a la hora de realizar la asistencia y imputación de horas y materiales, no tendremos que hacer uso de ningún tipo de papel y será todo el flujo totalmente digital, ahorrando coste de papel y sobre todo de tiempo de personal administrativo 📊✅.

🔝〽🚀 Onap ERP dispone de un módulo de órdenes de trabajo que permite llevar una gestión completa de los servicios de forma 100% digital 📱♻🎊. Aquí podemos ver una captura de pantalla de nuestro módulo de órdenes de trabajo en el ERP y la versión de App que usará el técnico/s. Se pueden tener técnicos ilimitados que lleven la App para realizar los servicios técnicos, pudiendo loguearse a través de un PIN de acceso y así se quedará imputado con dicho técnico asociado.

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‼🔔 Además del módulo de órdenes de trabajo estándar que se adecua al 90% de las empresas que ofrecen servicios técnicos, disponemos de módulos de órdenes de trabajo especiales para talleres mecánicos, empresas de transporte, … y si eso fuera poco, con nuestro SDK y posibilidad de desarrollo a medida 👾👨‍🏫💻, podemos crear cualquier tipo de funcionalidad adicional que una empresa necesite para adecuarlo a su negocio y así conseguir una gestión completa y eficiente de su ciclo habitual de trabajo.

Como puedes comprobar, Onap ERP es un software evolutivo y con unas amplias ventajas competitivas. 🔝🚀🥇
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