¿CÓMO REGISTRAS LAS FIRMAS DE DOCUMENTOS DE ENTRADA Y SALIDA DE MERCANCÍA?
Si diriges o trabajas en una empresa que recibe y entrega mercancía en su almacén, te verás en la necesidad de registrar quien ha sido la persona que ha entregado o se ha llevado dicho material. Esto es necesario para poder tener un control sobre el stock y que no te encuentres con sorpresas inesperadas en el próximo inventario 🤦♂️.
Actualmente, lo más probable es que estés haciendo:
- 1️⃣ 📝 Firma en papel, con la clásica firma en la parte inferior del documento. Bien…, por lo menos dejas registro.
- 2️⃣ 🚶♂️ A continuación, se lleva ese papel a una bandeja de administración, donde alguien de allí posteriormente lo archivará, creando un almacén de papel infinito.
- 3️⃣ 🖨️ En el mejor de los casos, tendrás un escáner en la empresa, donde posteriormente se escanea de forma manual dicho documento y se guarda en algún directorio del servidor o disco duro virtual.
✅🧏♂️ Esto está bien, pero…y si te digo que es posible hacer esto de forma automática, ¿Qué te parece?.
Sí, te ahorrarías los 3 pasos.
¿Cómo se haría?
🛒 👉 Se debe de comprar una tableta de marca WACOM. Este dispositivo se conecta por USB a cualquier ordenador. Evidentemente, si lo que quieres es registrar las salidas de mercancía, pues tendré que tener un ordenador en esa zona del almacén.
✅ Tu programa de gestión o ERP debe de estar adaptado para trabajar con estos dispositivos WACOM y permitir capturar la firma en la parte del programa que nos interese.
Una vez aclarado esto, el proceso ahora sería:
- 1️⃣ Entramos al programa, al apartado de salida de mercancía. Le damos a la opción de “Iniciar Firma” y veremos que en la tableta WACOM se pone en modo firma. Una vez hecha, pulsamos “OK” en la tableta y listo. La firma queda capturada en pantalla, dentro de nuestro documento de salida de almacén.
- 2️⃣ Ahora le damos a “Guardar firma” y se genera automáticamente un PDF con la salida de almacén y la firma situada abajo o donde hayamos definido previamente en la configuración del formato.
- 3️⃣ Además, este documento se ha quedado digitalizado ya de forma interna dentro de nuestro programa, y asociado a dicha salida de almacén.
Esto mismo que hemos explicado para una salida de mercancía, se puede aplicar en otros casos. Algunos ejemplos:
- Entrada de mercancía, donde firmaría el transportista.
- Firma de control de calidad, tras un proceso de fabricación.
- ….
¿QUÉ BENEFICIOS OBTENGO AL TRABAJAR CON LA TABLETA DE FIRMA WACOM?
🔝✅ Los beneficios que obtiene la empresa al implementar un proceso de firmado digital son enormes:
- 1️⃣ Haces el proceso de firma más ágil y sencillo.
- 2️⃣ Eliminas el papel por completo.
- 3️⃣ No necesitas escáner.
- 4️⃣ Ahorro de personal, tanto en desplazar papeles por la empresa, como en escanearlos posteriormente.
- 5️⃣ Te olvidas de tener un disco duro infinito para almacenar la información escaneada, todo queda digitalizado dentro del programa (siempre que esté adaptado para ello).
- 6️⃣ La documentación firmada queda asociada a cada documento del programa, por lo que es muy rápido de localizar y visualizar.
CARACTERÍSTICAS DE UNA TABLETA WACOM Y CÓMO UTILIZARLA EN MI EMPRESA
Esta tableta WACOM es:
- ✅ Fácil de conseguir,
- ✅ Tiene un coste económico
- ✅ Fácilmente integrable.
Nosotros solemos recomendar el modelo STU-430, pero son válidos otros modelos también.
🔔🚀 Nuestro producto Onap ERP ya tiene integrado este proceso de firma con WACOM en diferentes partes del programa, pero al ser un software tan personalizable, nos permite poder adaptarlo en otras partes y en nuevos desarrollos que podemos hacer para cualquier empresa.
